In de functie van managementassistent lever je secretariële en administratieve ondersteuning aan de afdelingsmanager en teammanagers van VTH en aan de directeur van Stadsdeel West.
De afdeling VTH is verantwoordelijk voor het behandelen en verlenen van vergunningen, en het zorgdragen voor toezicht en handhaving binnen het stadsdeel in lijn met de opgave gebiedsgericht werken en op basis van uitvoeringsplannen. De afdeling bestaat uit vier verschillende teams, namelijk; team Vergunningen Bouw, team Vergunningen Gebruik, team Toezicht & Handhaving en natuurlijk team Procesuitvoering. Team Procesuitvoering draagt zorg voor de ondersteuning van de gehele afdeling, zowel administratief als juridisch. Daarom werken er in team Procesuitvoering juristen en ondersteuners. We gaan van zeven verschillende Vergunningen Toezicht en Handhaving (VTH) afdelingen binnen de stadsdelen naar één Amsterdams VTH-domein.
We werken samen om de resultaten en werkwijzen te verbeteren. We veranderen zaken in de aansturing, maar ook in processen (gebruiken dezelfde checklists en werkwijzen). We harmoniseren functies, maar ook de ICT. We gaan voor de beste oplossing voor de stad in plaats van de perfecte oplossing voor het stadsdeel en streven naar dezelfde resultaten. We gaan uniform werken met één stedelijke strategie conform stedelijk beleid, leren van elkaar en nemen de ‘best practices’ over.
Daarnaast werk je voor het team Bestuurs- en managementondersteuning. Dit team is verantwoordelijk voor woordvoering, advisering en ondersteuning van het dagelijks bestuur, de stadsdeelcommissie en het managementteam van stadsdeel West. In totaal telt het team zestien medewerkers. Het dagelijks bestuur neemt lokale beslissingen die raken aan de leefbaarheid in het stadsdeel. Omdat de taken van de medewerkers met enige regelmaat worden beïnvloed door actuele gebeurtenissen, is het van belang dat de medewerkers flexibel zijn. Ook is het belangrijk dat zij zich goed kunnen inleven in de verschillende belangen die rondom een vraagstuk kunnen spelen. Werklocatie: Bos en Lommerplein, 250, 1055EK, AMSTERDAM
Dit doe je op een gemiddelde werkdag;
- Je beheert en regisseert de agenda van managers;
- Je bereidt zelfstandig vergaderingen en bijeenkomsten voor en bewaakt termijnen en procedures;
- Je ondersteunt de secretaresse van de directeur in haar werkzaamheden;
- Je beheert diverse mailboxen, maar ook inkomende en uitgaande post;
- Je zet acties uit binnen de organisatie;
- Je past werkprocessen aan en houdt deze bij.
We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons op de Bos en Lommerplein 250 ben je van harte welkom!
Stadsdeel West is een van de dichtstbevolkte stadsdelen van Amsterdam: zo'n 148.000 bewoners met meer dan honderd verschillende nationaliteiten. Sinds 1 januari 2015 bestaat West naast de gebieden Westerpark, Bos en Lommer en Oud-West /De Baarsjes. De variatie is groot: binnen West vind je zowel de armste als een van de rijkste buurten van Amsterdam. Een steeds belangrijker thema is de toenemende drukte, met name in de buurten die grenzen aan het centrum, die kansen maar ook uitdagingen brengt. De organisatie is op uitvoering gericht, staat middenin de wijk en onderhoudt nauwe banden met buurtorganisaties, bewoners en ondernemers.
Wie ben je?Voor deze functie Management Assistent beschik je over:
Eisen:
- Mbo werk- en denkniveau met afgeronde MBO opleiding zoals officemanagement;
- Minimaal 2 jaar ervaring met MS-officepakket.
Wensen:
- Minimaal 3 jaar ervaring in complexe secretariële ondersteuning;
- Minimaal 3 jaar ervaring met het werken in een politiek-bestuurlijke omgeving in een lokale overheidsorganisatie.
Aan competenties breng je mee:
- Plannen: Plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut.
- Omgevingsbewustzijn: Laat blijken goed geïnformeerd te zijn over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke, politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren en weet deze effectief te benutten voor de eigen functie of organisatie.
- Klantgerichtheid: Speelt in op de wensen en behoeften van de klant.
- Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team.
- Stressbestendig: Blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving.
- Verantwoordelijkheid: Is aanspreekbaar op eigen handelen en/of dat van anderen en neemt de consequenties.
- Een parttime/fulltime baan van 32 tot 36 uur per week;
- Een salaris van minimaal €3.113,- en maximaal €4.383,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante werkervaring en opleiding;
- Een uitzendcontract van een half een mogelijkheid op verlenging!
- Je bouwt direct pensioen op;
- Reiskostenvergoeding van €0,10 per kilometer met de auto, €0,15 lopend of fietsend en €0,21 met het OV met een max van 45 km per reis;
- Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
- Een team met gezellige en ambitieuze collega’s in een maatschappelijke organisatie;
- Thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
- 8,33 % vakantiegeld;
- Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
- Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.
De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.
Deze vacature is in beheer van Maria, voor vragen kun je mailen naar m.shaawi@olympia.nl
€3113.00 - €4383.00 monthly